Приказ Комитета имущественных отношений Санкт-Петербурга от 15 апреля 2024 г. N 68-п "Об утверждении порядка ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов Комитета имущественных отношений Санкт-Петербурга"

3.1.1. По инициативе владельца процессов.

Для внесения изменений в реестр процессов владельцы процессов направляют Держателю реестра процессов служебную записку, содержащую необходимую информацию. После получения служебной записки Держатель реестра процессов в течение 2 рабочих дней вносит изменения в реестр процессов и уведомляет об этом инициатора внесения изменений в реестр процессов.

3.1.2. На регулярной основе не реже 1 раза в 6 месяцев.

Держатель реестра процессов осуществляет следующие действия:

- сбор сведений от руководителей структурных подразделений по установленной форме реестра процессов;

- внесение информации в реестр процессов Комитета в соответствии с требованиями к заполнению реестра процессов, предусмотренными Приложением к настоящему Порядку;

- согласование с заместителем председателя Комитета, ответственным за клиентоцентричность в Комитете, обновленного на основании собранных сведений реестра процессов;

- утверждение актуализированного реестра процессов у председателя Комитета:

- размещение для общего доступа обновленного реестра процессов и информирование руководителей структурных подразделений о завершении актуализации реестра процессов Комитета;

- архивацию предыдущей версии реестра процессов, ведение истории изменений.

1. Графа 1 "N п/п"

В сведенном реестре процессов Комитета должна быть выполнена сквозная нумерация всех процессов.

Порядковый номер процесса в реестре определяется следующим образом:

- 1. Блок (1-й уровень).

- 1.1. Процессная категория (2-й уровень).

- 1.1.1. Процессная группа (3-й уровень).

- 1.1.1.1. Процесс (4-й уровень).

Пример:

1. Основные процессы.

1.1. Информационное обеспечение EKП

1.1.1. Формирование базы вопросов - ответов

1.1.1.1. Диализ вопроса, не включенного в базу вопросов - ответов

1.1.1.2. Подготовка и согласование ответа

1.1.1.3. Занесение вопроса и ответа в базу вопросов - ответов

1.1.2. Работа с обращениями граждан

1.1.3. Формирование статистики

1.1.4. ...

1.2. Сопровождение навигатора по мерам поддержки бизнеса

1.3....

2. Вспомогательные процессы.

2. Графа 2 "Жизненная ситуация"

В графе "Жизненная ситуация" необходимо указать одну или несколько жизненных ситуаций, в которые входит функция, услуга или сервис. Эта информация может быть в дальнейшем использована для удобства работы по жизненным ситуациям. Если функция, услуга или сервис не может быть отнесена к жизненной ситуации, то поле может быть оставлено пустым.

3. Графа 3 "Пункт из ВИД (внутренний нормативный документ)"

В графе указывается номер пункта положения/устава или иного документа, в котором содержится информация о том, какую задачу или полномочие Комитета исполняет или поддерживает данный процесс. В случае, если процесс не исполняет и не поддерживает никакого полномочия, представленного в положении/уставе, графа остается незаполненной (актуально для вспомогательных процессов).

4. Графа 4 "Название услуги. Функции, сервиса"

В графе "Название услуги, функции, сервиса" необходимо указать название соответствующей услуги, функции или сервиса.

Правила формулировки наименований процессных категорий (направлений деятельности), групп процессов, процессов:

Ключевое правило - нет "главных" и "второстепенных" процессов. Все процессы связаны в единую систему.

Формулировки для столбцов "Процессная категория (направление)", "Группа процессов", "Наименование процесса" обязательно должны содержать:

- глагол либо отглагольное существительное (например, "обработка", "заполнение", "создание", "контроль", "управление"), обозначающее действие, выполняемое над объектом;

- существительное, определяющее объект процесса.

Примеры:

- составление сводного плана закупок;

- предоставление услуги "предоставление сведений, содержащихся в реестре дисквалифицированных лиц";

- осуществление подбора персонала;

- ведение бухгалтерского учета.

Ключевое правило формулировок в данных блоках - коротко, но емко описать суть процесса, чтобы ее мог понять каждый.

Пример названия "Подготовка отчета" содержит и действие, и объект, однако не раскрывает сути процесса, поэтому не может быть использовано в реестре.

В названии процессов не рекомендуется использовать слова работа, деятельность, функция и другие слова, определяющие абстрактную деятельность.

В названии процесса не указывается наименование должности, подразделения и роли участников процесса, информационную систему.

При формировании процессных категорий, групп процессов и процессов важно помнить, что на выходе формируется конкретный продукт, результат, специфический для данного направления деятельности.

Например, блок вспомогательных процессов содержит в себе процессную категорию "Обеспечение персоналом", в которую входят группы процессов "Организация и осуществление подбора персонала", "Организация и поддержка адаптации персонала" "Администрирование заработной платы, пакета льгот и компенсаций" и другие. Каждая из них включает в себя конкретные процессы. Для группы "Администрирование заработной платы, пакета льгот и компенсаций" процессами могут являться: "Учёт рабочего времени", "Начисление и выплата заработной платы сотрудникам", "Администрирование пакета льгот, гарантий и компенсаций" и др.

5. Графа 5 "Блок"

В данной графе указывается один из трех возможных блоков процессов:

1. Основные процессы.

2. Вспомогательные процессы.

3. Процессы управления.

К блоку основных процессов относятся процессные категории, непосредственно создающие продукт/услугу, которые "потребляет" внешний клиент (физическое или юридическое лицо). Обычно к данному блоку относятся процессы предоставления государственной услуги, прием граждан и т.д.

К блоку вспомогательных процессов относятся процессные категории, направленные на поддержку, обеспечение или сопровождение всех процессов Комитета. Обычно к данному блоку относят процессные категории:

- обеспечения персоналом;

- управленческого учета, финансовой отчётности и экономического анализа;

- обеспечения безопасности;

- ИТ-обеспечения;

- делопроизводства;

- юридической поддержки;

- охраны труда, ГО и ЧС;

- внутренних и внешних коммуникаций и др.

К блоку процессов управления относятся процессы, регламентирующие деятельность Комитета.

Результаты (выходы) процессов, относящихся к данному блоку, определяют, как должны выполняться все процессы Комитета.

К блоку процессов управления относятся:

- стратегическое планирование;

- управление организационной структурой;

- управление процессами;

- управление данными;

- управление информационными технологиями;

- управление корпоративной культурой и вовлеченностью;

- управление рисками;

- управление проектами и др.

Важно понимать и разделять процессы управления и процессы выполнения основных и вспомогательных процессов. Так, например, процессы управления информационными технологиями определяют направление развития ИТ и способы предоставления ИТ-услуг, тогда как вспомогательные процессы ИТ-обеспечения формализуют непосредственно оказание ИТ-услуг.

Также и с процессами управления организационной структуры. В управленческих процессах определяются ставки, штатная численность, разработка стратегии обучения и развития персонала и пр., а к процессам обеспечения персоналом будет отнесен подбор кадров, проведение собеседования, обучение и развитие персонала и пр.

6. Графа 6 "Процессная категория (направление)"

В данной графе указывается формулировка процессной категории. Процессная категория - направление деятельности, включающее ряд групп процессов, объединенных по критерию общности поставленных целей и методов создания ценности для внутренних и/или внешних клиентов. Процессная категория декомпозируется на 2 - 3 и более группы процессов.

7. Графа 7 "Группа процессов"

В данной графе указываются наименования групп процессов, которые связаны между собой, например, последовательностью выполнения (процессы "Проведение инструктажа", "Ознакомление с программой адаптации", "Оценка пригодности по результатам испытательного срока" можно объединить в группу "Адаптация и выход на работу сотрудника") или схожим типом деятельности, выполняемой в процессе. Группа процессов декомпозируется на 2-3 и более процессов.

8. Графа 8 "Наименование процесса"

В данной графе указываются краткое и понятное всем название процесса.

9. Графа 9 "КНР Комитета"

КПР Комитета - ключевой показатель результативности исполнительного органа государственной власти (постановление Правительства Санкт-Петербурга от 19.01.2018 N 4 "Об утверждении Порядка оценки деятельности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга" и иные локальные нормативные акты, устанавливающие КПР).

В графе указывается наименование показателя результативности Комитета, на который оказывает влияние данный процесс. Наименование КПР необходимо брать из Перечня показателей результативности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 19.01.2018 N 4.

Если данный процесс оказывает влияние на изменение сразу нескольких показателей, то они указываются последовательно, через знак ";".

10. Графа 10 "Статус процесса (реинжиниринг)"

В графе "Статус процесса" необходимо указать статус оптимизации (реинжиниринг).

Предлагается использовать следующие статусы:

- в очереди на исследование (диагностику);

- идет исследование (диагностика);

- в очереди на оптимизации (реинжиниринг);

- проходит оптимизацию (реинжиниринг);

- прошел оптимизацию (реинжиниринг);

- отправлен на сертификацию;

- сертифицирован.

11. Графа 11 "Приоритет описания"

В графе необходимо определить приоритет описания для последующей оптимизации процесса.

1 - высокий

2 - средний

3 - низкий

12. Графа 12 "Управляющее воздействие"

В графе указываются наименования основных организационно-распорядительных документов/локальных правовых актов (ОРД/ЛПА и пр.), оказывающих управленческое воздействие на процесс (регламентируют, описывают, задают рамки/границы и т.д.). Документы перечисляются через ";", в соответствии с правилами делопроизводства без указания на редакцию документа (Федеральный закон от 01.01.2023 N 1-ФЗ и наименование").

13. Графа 13 "Владелец процесса"

В графу вводится наименование должности сотрудника, который является владельцем процесса.

У каждого процесса, группы процессов или процессной категории есть один владелец процесса.

14. Графа 14 "Исполнитель"

В графу вводится наименование должности сотрудника, который является исполнителем процесса в Комитете.

В случае, если исполнителей несколько, должности в графу вводятся через ";".

В случае, если указываются исполнители для группы процессов или процессных категорий, допустимо указывать наименования отделов, управлений, подразделений и других структурных единиц.

15. Графа 15 "Вход"

Вход - материальный или информационный ресурс, полностью перерабатывающийся за один цикл процесса в результат (выход процесса). Например, в процессе "Печать акта гражданского состояния" ресурс - "Информация из базы данных", а в процессе "Регистрация обращения граждан"-"Обращение/заявка гражданина".

В графу вводятся через ";" наименования всех ресурсов, необходимых для выполнения данного процесса.

16. Графа 16 "Поступает (от кого)"

Поставщик ресурса - физическое/юридическое лицо или процесс (внутренний или внешний поставщик ресурса), направляющий материальный или информационный ресурс, необходимый для получения результата. Например, поставщик ресурса "Бумага" - процесс "Материально-техническое обеспечение", а поставщик ресурса "Регистрация обращения граждан" - физическое лицо "Гражданин".

В графу вводятся через ";" наименования всех поставщиков, направляющих ресурсы в процесс.

17. Графа 17 "Способ поступления входа"

Способ поступления входа - то, каким образом ресурс поступает от поставщика в процесс: в электронном виде, по телефонному звонку, на бумажном носителе и т.д.

18. Графа 18 "Выход"

Выход - результат процесса в виде продукта или услуги, который передается внутреннему или внешнему клиенту (физическому/юридическому лицу или процессу).

Выход процесса может быть, как материальным, например, "Распечатанный акт гражданского состояния", так и информационным, например, "Зарегистрированное обращение гражданина".

В графу вводятся через ";" наименования всех выходов (результатов) процесса, без переносов на другую строку.

19. Графа 19 "Ценность для клиента"

В графе "Ценность для клиента" предлагается указать, какую ценность имеет соответствующая функция, услуга или сервис для конечного получателя. Например, получение водительского удостоверения позволяет управлять транспортным средством.

20. Графа 20 "Передается (кому)"

В графу вводятся через ";" наименования всех получателей результата данного процесса.

К получателям результата процесса (также, как и к поставщикам) могут относиться процессы, физические и юридические лица, комитет, районная администрация и др.

Любой выход из процесса, если он не получен конечным клиентом, идет в какой-либо процесс (связь с другими процессами).

21. Графа 21 "Способ передачи выхода"

Способ передачи выхода - то, каким образом результат процесса передается от лица, исполняющего процесс, внутреннему/внешнему клиенту или в другой процесс: по электронной почте, по телефонному звонку, физическое получение материального объекта исполнителем процесса и т.д.

В графу вводятся через ";" наименования всех типов передачи результатов из процесса.

22. Графа 22 "Показатели эффективности процесса"

В графе необходимо перечислить все показатели эффективности процесса, которыми он обладает или может обладать. В графу вносятся названия параметров, по которым можно оценить качество выполняемого процесса.

Выделяются следующие виды ключевых показателей:

1. результата - показатели того, сколько и какой результат произвели;

2. затрат - показатели того, сколько ресурсов было затрачено;

3. функционирования - показатели выполнения процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);

4. производительности - производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;

5. эффективности (показатели эффективности) - производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

При разработке показателей эффективности процесса необходимо придерживаться следующих правил:

1. набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления процессом:

2. каждый показатель должен быть измерим;

3. стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.

23. Графа 23 "Применяемые ИС"

В графу вносятся названия информационных систем (далее - ИС), используемых в рамках выполнения данного процесса.

Если в процессе не используется ИС, но используется специализированное программное обеспечение, его название также вносится в данную графу через ";" в соответствии с правилами, указанными выше ².

24. Графа 24 "Уровень автоматизации"

В графе указывается число от 1 до 4 в соответствии с критериями, определенными ниже:

1 - не автоматизирован. В процессе не используются средства автоматизации.

2 - частично автоматизирован. Процесс частично выполняется в информационной системе.

3 - автоматизирован. Процесс перенесен в информационную систему.

4 - цифровизирован. Процесс выполняется только с помощью цифровых инструментов.

25. Графа 25 "Дата внесения записи"

В графе указывается дата внесения информации по описываемому процессу.

26. Графа 26 "Примечание"

В графе указывается любая информация о процессе, которая не подходит ни под одну из ранее описанных ячеек. В примечаниях могут быть зафиксированы проблемы процесса, особенности его выполнения, краткая информация о ходе выполнения процесса и др.